Die Personalplanung wird insbesondere in kleineren Betrieben auch heute noch gerne auf dem Zettel oder per Excel-Tabelle erledigt. Sobald ein Mitarbeiter seine Schicht dann aber tauschen möchte, ein anderer krank wird und ein dritter Urlaub hat, wird es unübersichtlich. Wer hat wann und wie lange gearbeitet? Kommt er am Ende des Monats überhaupt auf die geplanten Stunden oder liegt er darüber? Online Schichtplaner können heute mehr, als einfach nur Dienstzeiten festzulegen. Dank unterschiedlicher Möglichkeiten lassen sich zum Beispiel auch Arbeitszeiten darüber erfassen und auswerten.
Personaleinsatzplanung leicht gemacht
Wenige Mitarbeiter sind recht einfach in Dienste und Schichten einzuteilen. Wichtige Termine, Urlaube oder andere Abwesenheiten lassen sich dabei auch problemlos auf dem Papier eintragen. Kommen aber kurzfristige Abwesenheiten, beispielsweise durch Krankheit, dazu, oder es werden Schichten untereinander getauscht, wird es für alle Beteiligten schwierig, den Durchblick zu behalten. Handschriftliche Änderungen bringen Chaos in jeden noch so schönen Dienstplan. Ein Online Schichtplan bietet Abhilfe und bringt Ordnung in die Personaleinsatzplanung, die sich damit in jeder Hinsicht flexibel gestalten lässt.
Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen beschäftigt sind, desto unübersichtlicher ist die Planung auf Papier. Auch müssen dabei nicht nur unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in Einklang miteinander gebracht werden, es müssen außerdem auch gesetzliche Vorgaben zu Arbeitszeit oder Pausenregelung miteinbezogen werden. Festangestellte, Freelancer, Aushilfen, Studenten, Voll- und Teilzeitarbeitszeiten müssen möglichst effizient eingeplant werden, ebenso müssen Abwesenheit ausgeglichen werden.
Günstig und praktisch: Schichtplangestaltung online
Ein Online Schichtplan vereinfacht organisatorische Abläufe. Dabei ist die Implementierung in ein Unternehmen denkbar einfach und günstig. Denn je nach Mitarbeiteranzahl lassen die Tools sich flexibel anpassen – und damit auch die Kosten. Werden neue Mitarbeiter eingestellt, kann die Mitarbeiteranzahl im Online Schichtplan einfach erhöht werden. Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kann sie ebenfalls einfach angepasst werden. Auch das Belegen von Diensten und Schichten ist einfach. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich entweder über eine Weboberfläche oder per App auf Schichten zu bewerben oder ihre Verfügbarkeiten anzugeben. Der Personalverantwortliche überprüft dann, ob alle Schichten abgedeckt sind. Falls nicht, kann er Änderungen vornehmen und die Mitarbeiter werden direkt darüber informiert.
Viele Tools ermöglichen darüber hinaus auch das Erfassen von Arbeitszeiten. So können die Mitarbeiter sich einfach einloggen, wenn sie ins Büro kommen und ausloggen, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen. Die geleistete Arbeitszeit lässt sich damit einfach und unkompliziert erfassen und auswerten Für Betriebe und Unternehmen ist dies ein wichtiges Instrument, das ihnen aufzeigt, ob Ressourcen anders verteilt werden müssen. Schwachstellen lassen sich einfach aufdecken und durch passende Maßnahmen beseitigen.
Einfache Dienstplangestaltung dank Online Schichtplaner
Auch wenn ein Online Schichtplan das Intranet nicht gänzlich ersetzen kann, eignet er sich dennoch als Plattform, auf dem alle Mitarbeiter News und Memos mit Betriebsinformationen erhalten. Kleine Unternehmen haben also auf diesem Wege die Handhabe, ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden zu halten. Der eigene Account ermöglicht dabei den Zugriff auf die Schichtpläne – jederzeit und von überall aus. Damit bleiben Mitarbeiter immer Up-to-Date über Urlaube, Sondertermine und Schichten. Der Zugriff ist in der Regel vom Endgerät unabhängig. Ob am Rechner oder über das Smartphone oder Tablet, die Funktionen sind überall die gleichen.
Arbeitszeiterfassung jederzeit und von überall aus
Ein Online Schichtplaner ermöglicht nicht nur eine effiziente Dienstplangestaltung, sondern auch eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung. Dabei werden keine teuren Terminals mehr in einem Unternehmen benötigt. Dank Weboberfläche oder App können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit beispielsweise auch auf Montage oder bei Außenterminen einfach eintragen, ohne die Personalabteilung jedes Mal um einen Nachtrag zu bitten. Die Implementierung einer digitalen Personaleinsatzplanung bringt für Betriebe und Unternehmen also viele Vorteile mit sich.
