Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung stellt Unternehmen vor eine Herausforderung: Mit der Zeit häufen sich eine Vielzahl von Unterlagen an, die mit System abgelegt und teilweise für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Diverse Softwarelösungen für ein papierloses Vorgehen schaffen Abhilfe, gestalten sich in der Praxis aber mehr oder weniger effektiv und unterscheiden sich beim Anschaffungspreis. Gerade Startups verzichten daher oft auf den Einsatz, was sie allerdings nicht tun sollten – denn ein effektives Programm für die Dokumentenverwaltung bietet viele Vorteile.

Eine innovatives Produkt oder eine Dienstleistung ist gefunden, die Bürofläche ist gemietet und die ersten Mitarbeiter eingestellt: Das Startup ist bereit, mit dem Tagesgeschäft anzufangen. In dieser hektischen Anfangsphase gibt es nicht viel Zeit, um sich um Bereiche außerhalb des Kerngeschäfts zu kümmern – wie etwa die eigene IT-Infrastruktur und Softwarelandschaft. Doch Gründer sollten sich mit der Auswahl, Einführung und dem Einsatz geeigneter Unternehmenssoftware frühzeitig beschäftigen, um später nicht von einer mühseligen Umsetzung der digitalen Strukturen überrascht zu werden. Beispiel Dokumentenverwaltung: In der Regel fallen zu Beginn nicht viele Dokumente an, doch mit der Zeit kann sich das schnell ändern. Neben Rechnungen, Belegen, Personalakten, Notizen und Korrespondenzen häufen sich viele weitere Unterlagen an, die das Aktenvolumen enorm vergrößern. Wer hier nicht von Anfang an mit System vorgegangen ist, für den gestaltet sich das Management von essenziellen Unternehmensdaten zu einem späteren Zeitpunkt aufwändiger – und teils auch teurer.

Die Anbieter der Softwarelösungen für Unternehmen sind sich dieser Tatsache bewusst, weswegen die Tools besonders flexibel und nutzerfreundlich gestaltet werden, um die Einführung und Nutzung möglichst einfach zu halten. Ein modernes System zur Verwaltung von Dokumenten kann bereits in kleineren, jungen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern genutzt und in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden, ohne dabei die knappen Ressourcen übermäßig zu belasten.

Bei der Auswahl einer Lösung für die Dokumentenverwaltung und anderer unternehmerischer Belange haben Startups viele Möglichkeiten, die zunächst unüberschaubar wirken. Daher ist es für Gründer zunächst ratsam, die verschiedenen Bedürfnisse an die Tools festzuhalten und bei der finalen Wahl einfließen zu lassen. Denn je nach Branche und Größe des Unternehmens unterscheiden sich diese: Teilweise müssen nur Word-Dateien strukturiert werden oder es bestehen komplexe Anforderungen in Bezug auf Archivierung und Speicherung von Dateien. Gerade die Sicherheit der eigenen Datenbestände sowie der Schutz von Kundendaten spielen in der heutigen Zeit eine bedeutende Rolle. So ist eine Verschlüsselungsfunktion für einen diskreten Umgang mit kundenspezifischen Dokumenten oft gefordert.

Ein neu gegründetes Unternehmen sollte sich daher Gedanken um die individuellen Anforderungen machen und mögliche Angebote genau unter die Lupe nehmen, sodass die Lösung auf das Startup abgestimmt ist.

Wer ein Dokumentenverwaltungsprogramm oder andere Unternehmenssoftware in seinem Unternehmen einführen will oder auf ein anderes Produkt umsteigen möchte, sollte dies in der Absprache mit den eigenen Mitarbeitern entscheiden. Denn schließlich sind es diese, die die Anwendung im Alltag auch benutzen müssen. In Großkonzernen geschieht dies mit einer Befragung der IT-Abteilung, im frisch gegründeten Startup kann es einfach in einem Meeting besprochen werden.

Der Handhabung eines Systems sollte dabei eine große Rolle bei der Entscheidung zukommen. Je praktischer und einfacher sich diese im Alltag erweist, desto interessanter wird die Lösung für das Unternehmen, da die Akzeptanz bei den Mitarbeitern steigt. Man sollte sich stets vor Augen führen, dass nicht jeder Experte auf dem Gebiet ist, selbst wenn der Computer zum alltäglichen Arbeitsgerät gehört. Mit einer nutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Oberfläche wird der Einarbeitungsaufwand gering gehalten und es werden keine teuren Schulungen notwendig.

Die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung ist eine sinnvolle Maßnahme, um das eigene Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Denn der Rechercheaufwand wird minimiert, da relevante Dokumente schnell per Mausklick zur Verfügung stehen – es muss nicht minutenlang durch Akten und Blätter gewälzt werden, was die Produktivität mindert.

Zudem sind alle wichtigen Unterlagen von überall und zu jeder Zeit abrufbar. Gerade in Startups ein wichtiger Punkt, wo flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und internationale Teams zum Alltag gehören – selbst auf Geschäftsreisen kann mit dem Digitalisierungsschritt der Zugang vom Smartphone oder Laptop ermöglicht werden.

Viele Startups verfügen nicht über die notwendigen Server, um die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung selbst zu übernehmen – häufig scheuen sie auch die größere Verantwortung. Eine Cloud-Lösung ist daher für viele junge Unternehmen ratsam, da jederzeit und von überall wo eine Internetverbindung besteht, auf den Speicherplatz im Internet zugegriffen werden kann. Der Aufwand für Aktualisierung und Wartung wird bei einem System zur Miete ausgelagert und der Preis richtet sich nach Speicherplatz oder den Lizenzen – die Kosten sind fest für das Unternehmen kalkulierbar. Zudem kann die DMS-Cloud je nach aktuellem Bedarf gekündigt oder erweitert werden – was bei einer raschen Expansion des Startups schnell notwendig werden kann. 

Ein Startup kann von der frühzeitigen Einführung eines Dokumentenmanagementsystems profitieren, um zu einem späteren Zeitpunkt nicht von einem Unterlagenchaos überrascht zu werden, was die Geschäftsprozesse ausbremst. Um den Integrationsaufwand eines neuen Systems gering zu halten und die Mitarbeiterakzeptanz zu erhöhen, sollten die genauen Anforderungen festgelegt werden, um ein geeignetes Tool zu finden – schließlich soll kein Geld für unnötige Features einer allumfassenden Komplettsuite verschwendet werden, von der in der Praxis nur einige Funktionen wirklich genutzt werden. Eine Cloud-Lösung bietet einem Startup dabei ein flexibles Gesamtpaket, bei dem die Ressourcen geschont werden. Hat sich das Startup erst einmal auf dem Markt etabliert, so kann über den Umstieg vom Mietmodell auf eine hausinterne Lösung nachgedacht werden.