Rechnungserstellung

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DIESE FEHLER PASSIEREN HÄUFIG

Dokumentverwaltung

Die Erstellung von Rechnungen erfolgt gemäß bestimmter Vorgaben, die sich zum Teil an der Gesetzgebung orientieren. Bevor eine Rechnung an den Kunden herausgeschickt wird, ist sie auf Korrektheit zu überprüfen. Dies gilt nicht nur für die Summe an sich, sondern auch für die Form der Rechnung. Hier stellt das Finanzamt Vorgaben, die ein Unternehmer einhalten muss. Wird dies vernachlässigt. kann es im schlimmsten Falle passieren, dass die Rechnung vom Finanzamt zurückgewiesen wird. Der Unternehmer kann die Rechnung nicht als Betriebsausgabe geltend machen, da das Finanzamt sie nicht akzeptiert hat. Somit gilt es, sowohl den Rechnungsbetrag exakt zu ermitteln als auch die notwendigen Informationen in der Rechnung unterzubringen.

Die exakte Ermittlung der Rechnungskosten

Rechnungen für eine Dienstleistung können ganz unterschiedlich ausfallen. Im Handwerk zahlt der Kunde nicht nur die Arbeitsstunden, sondern auch das benötigte Material. Handelt es sich um eine Dienstleistung aus dem Bereich der Werbung, fallen keine Materialkosten an. Gleiches gilt für andere Arbeiten, die am Schreibtisch erledigt werden.

Verschiedene Grundlagen für die Rechnungserstellung

Die Grundlagen für die Erstellung einer Rechnung können sehr unterschiedlich sein. In vielen Fällen legt der Unternehmer einen Stundenlohn fest. Die Anzahl der Arbeitsstunden bildet dann die Grundlage für die Berechnung. Hinzu kommen eventuelle Material- oder Fahrtkosten. Es gibt Unternehmen, die mit Preispaketen arbeiten. In diesem Festpreis sind verschiedene, vorab definierte Leistungen enthalten. Für den Kunden sind diese Preispakete von Vorteil, da sie vorher wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Abhängig von der Dienstleistung können andere Varianten der Preisgestaltung möglich sein. Wichtig für die exakte Rechnungsstellung ist, dass die Leistungen und die Preise genau definiert sind. Dann kann dr Kunde die Berechnung ebenso nachvollziehen wie das Finanzamt.

Mehrwertsteuer muss extra ausgewiesen werden

Zu den Nettopreisen addiert der Unternehmer die jeweils gültige Mehrwertsteuer. Wenn es nicht nicht um eine Dienstleistung mit dem ermäßigten Satz zur Mehrwertsteuer handelt, beträgt diese 19 Prozent. Der ermäßigte Satz liegt bei sieben Prozent. Hat der Auftragnehmer den Status eines Kleinunternehmers, ist er zur Abfuhr der Mehrwertsteuer nicht berechtigt. In diesem Fall darf sie auch nicht ausgewiesen werden. Wichtig ist, dass die Mehrwertsteuer separat ausgewiesen wird. Sie darf nicht mit den Nettopreisen vermischt werden.

Rechtzeitige Erstellung der Rechnung

Für den Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass die Rechnungslegung innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums erfolgen muss. Das Gesetz schreibt einen Zeitraum von sechs Monaten vor. Innerhalb dieser Frist muss die Rechnung beim Kunden eingegangen sein. Das Zahlungsziel legt der Unternehmer fest. Es kann auf "sofort" lauten, dann hat der Kunde nur wenige Tage Zeit. Die Regel ist ein Zahlungsziel von zwei Wochen. Dem Unternehmer steht es aber frei, einen Monat als Zahlungsziel zu definieren oder eine Ratenzahlung in mehreren gleichen Beträgen zu definieren.

Mögliche Fehler bei der Rechnungserstellung

Die Fehler, die bei der Erstellung einer Rechnung auftreten können, sind ganz verschiedener Natur. Der Unternehmer hat die Adresse des Kunden nicht korrekt verfasst, die Rechnung erreicht den Empfänger nicht. Es kommt vor, dass der vereinbarte Stundenlohn nicht richtig berechnet wurde oder dass der Kunde die Rechnung abweist, weil sie Posten enthält, die nicht vereinbart waren. Fehler können sich auch in die Form einschleichen, die das Finanzamt verlangt. Jede Rechnung muss die Adresse des Unternehmens, eine Rechnungsnummer und eine Kontonummer für die Überweisung enthalten. Die Berechnung der einzelnen Posten muss eindeutig und nachvollziehbar sein. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine Rechnung Formfehler oder inhaltliche Fehler enthalten kann, wegen derer sie keine Akzeptanz findet.

Tools für die Rechnungserstellung nutzen

Rechnungen müssen im digitalen Zeitalter nicht mehr per Hand erstellt werden. Ein hilfreiches Tool für das Rechnungsmanagement erleichtert die Arbeit und ist mit einem geringeren Zeitaufwand verbunden. Auch Fehler in der Rechnungsstellung passieren seltener, wenn der Unternehmer die Unterstützung einer speziellen Software in Anspruch nimmt. Formfehler lassen sich vermeiden, weil die Erstellung des Rechnungskopfes mit den Funktionen, die enthalten sein müssen, von der Software vorgegeben wird. Die individuellen Informationen lassen sich einfach einfügen, so sind Fehler nahezu ausgeschlossen. Das Tool bietet Hintergrundinformationen für die Rechnungserstellung und eignet sich vor allem für Unternehmer, die auf die Einstellung eines Buchhalters verzichten und ihre Rechnungen selbst schreiben.