Wenn es um das Thema der Umsatzabstimmung geht, die in Art. 77 MWSTG i.V.m. Art. 128 MWSTV geregelt ist, geraten selbst erfahrene Unternehmer schnell an ihre Grenzen. Die strengen Regeln der ESTV zu beachten und dabei sämtliche deklarierte Umsätze abzugleichen, klingt in der Praxis handelbar, erweist sich aber oft als unüberwindbare Hürde.
Am Ende wird ein identisches Ergebnis erwartet, doch kommt es wirklich dazu? Leider nicht immer. Abweichungen sind an der Tagesordnung. Das Reconciliation Tool von Abrantix schafft Abhilfe und sorgt für eine problemlose Umsatzabstimmung ohne einen Wust an Excel-Tabellen und ohne Chaos im System.
Die größten Probleme, wenn es zu Abweichungen kommt
Alles ist minutiös geplant, die Berechnungen wurden von sachkundigen Mitarbeitern erstellt und dann am Ende der Worst Case: Es ist Chaos aufgetreten. Abweichungen im Ergebnis und die Ursache dafür ist völlig unklar. Nun müssen die Differenzen zwischen deklariertem Umsatz und Erfolgsrechnung aufgeschlüsselt werden.
Im Idealfall gelingt dann eine Zuweisung, doch in der Praxis ist auch das eher Wunschdenken. Eine Nachdeklaration wird erforderlich und die kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem Nerven. Ein Unding, denn eigentlich ist das Kerngeschäft gerade viel wichtiger und die lästige Buchhaltung kostet nur Zeit.
Noch schlimmer: Verschiedenes kann dazu führen, dass es seitens der ESTV zu einer Revision kommt. Fehlt die Umsatzabstimmung ganz, erfolgt eine eigens durch den Revisor erstellte Berechnung. Wurden nun in der erfolgten Erfolgsrechnung höhere Umsätze angemeldet als tatsächlich über die Mehrwertsteuer Abrechnung deklariert wurde, erfolgt eine Aufrechnung. Der Steuersatz hierbei liegt bei 7,6 Prozent und nun ist das Unternehmen selbst in der Verantwortung zu beweisen, dass die Umsätze korrekt berechnet wurden. Dieses Vorgehen ist auch als Umkehr der Beweislast bekannt.
Es folgt: Chaos und eine enge Fristsetzung, um die nötigen Beweise zu erbringen. Im schlimmsten Fall müssen die nicht ordnungsgemäß verifizierten und deklarierten Umsätze im Nachhinein besteuert werden und dann wird es auch noch teuer. Dieses Chaos können sich innovative Betriebe sparen, indem sie auf die Lösung durch ein Expertentool setzen.
Welche Möglichkeiten sind per Tool gegeben und wie funktionieren sie?
Buchungsfehler sind unangenehm, teuer und vor allem vermeidbar. Ein Reconciliation Tool ist darauf ausgelegt, transaktionsgenau und automatisiert sämtliche Zahlungsbewegungen abzustimmen und korrekt in der Buchhaltung zu verbuchen. Ob Barzahlung, bargeldlose Geldmittel oder virtuelle Zahlung spielt dabei keine Rolle, das Tool verbucht Zahlungen jeglicher Art, egal wo sie entstehen.
Das Ganze funktioniert dabei filialübergreifend und flächendeckend, sodass sämtliche Positionen des Gesamtunternehmens berücksichtigt werden. Einzelne Abrechnungen fallen weg, sämtliche Verkaufspunkte, M-Commerce und E-Commerce können durch die gleiche Software gesteuert und berechnet werden. Selbst die Zahlung in unterschiedlichen Währungen stellt für ein findiges Reconciliation Tool keine Schwierigkeit dar.
So können alle Verbuchungs- und Abstimmungsprozesse automatisiert werden und die Buchhaltung wird auf ein neues Qualitätslevel gehoben. Weiterer Vorteil: Das Personal wird entlastet und kann sich wieder auf das Kerngeschäft fokussieren.
Klare Vorzüge bei der Nutzung eines Reconciliation Tools
Automatisierende Tools wurden speziell für Unternehmen mit großen Umsätzen per elektronischem Zahlungsverkehr entwickelt. Dank transaktionsgenauer Abstimmung sämtlicher Vergütungsdaten erhöht sich die Transparenz im Unternehmen und der Arbeitsaufwand sinkt erheblich. Dank ständiger Umsatzkontrolle fallen manuelle Abstimmungsarbeiten weg, sodass sich der Aufwand in Sachen Buchhaltung erheblich reduziert.
Die Umsatzdaten werden dabei vom Checkout-Punkt automatisiert an die Software übertragen, eine manuelle Übermittlung ist nicht erforderlich. Auch Kontogutschriften des Unternehmens werden vollautomatisch erfasst und den Umsetzen zugeführt. Die Buchungsregeln lassen sich dabei zuvor unternehmensintern festlegen und an das Tool übermitteln. Zur Überprüfung ist jederzeit der Export an die Finanzbuchhaltung möglich.
Für Unternehmen zeigen sich dabei jede Menge Vorteile:
- Individueller Einsatz: Unternehmen können Ihr Reconciliation Tool ganz auf die internen Bedürfnisse zuschneiden und anpassen.
- Geringer Aufwand: Im Zeitalter fehlender Fachkräfte kann der Buchhaltungsaufwand verringert werden, sodass mehr Personal fürs Kerngeschäft verfügbar ist.
- Mehr Effizienz: Nicht nur personeller Aufwand, sondern auch Kosten durch Revisionen können eingespart werden.
- Automatisierter Prozess: Die Abstimmung erfolgt transaktionsgenau und ermöglicht einen Echtzeiteinblick in die aktuellen Umsätze.
Für welche Unternehmen ist ein Reconciliation Tool in der Praxis geeignet?
Automatisierte Prozesse gehören heute in vielen Bereichen zum Standard. Alle Unternehmen, die aufgrund von vielfältigen Einnahmequellen eine Umsatzabstimmung anfertigen müssen, können vom Einsatz eines Reconciliation Tools profitieren. Ob es sich dabei um multinationale Konzerne mit verschiedenen Währungen handelt oder um zukunftsorientierte Unternehmen, die auf Effizienz und Genauigkeit setzen, spielt keine Rolle.
Das Bedürfnis nach einer sicheren Digitalisierung hat zugenommen, denn die Zukunft geht klar in Richtung Automatisierung. Insbesondere wenn es um sensible Bereiche wie Buchhaltung geht, können schon kleinste menschliche Fehler zu großen Problemen führen. Menschen sind nicht fehlerfrei und so kann es trotz stärkster Bemühungen immer wieder zu winzigen Fehlern im System kommen, die dann Folgekosten, einen erhöhten Arbeitsaufwand und Unstimmigkeiten auslösen.
Wer als Unternehmer solche Schwierigkeiten von vornherein vermeiden möchte, ist mit einem Reconciliation Tool gut bedient. Die Finanzflussanalyse und automatisierte Umsatzabstimmung erleichtert den Alltag im Beruf und sorgt für ein gutes Gefühl. Die Angst vor einer Revision verringert sich, denn dank fehlerfreier Dokumente ist die Gefahr gebannt.
Streben nach Sicherheit bei der Umsatzabstimmung – so geht's!
Unternehmen, die sich für die einfache Umsatzabstimmung mittels Reconciliation Tool entscheiden, müssen keine besondere Vorkenntnis besitzen. Die einfache Installation ist selbsterklärend und bietet ausreichend Support, um die Funktionen schnell zu verinnerlichen. Dank individueller Programmierungsmöglichkeiten kann exakt festgelegt werden, welche Umsätze eingerechnet werden.
Positionen wie PMS, Acquirer, sämtliche Banken, E-Commerce und PSP werden direkt importiert und zusammengefasst. Anschließend erfolgt der Export an alle Finanzbuchhaltung zur klaren Transparenz in der Verwaltung. Hierbei ist die Konvertierung in 35 Dateiformate möglich, zudem sorgen unterschiedliche Importlader für verschiedene Datentransaktionen.
Fazit: Das Reconciliation Tool als revisionssichere Lösung für die Finanzbuchhaltung
Es gibt keine Unternehmensgröße, die zu klein und unbedeutend für die Nutzung eines Reconciliation Tools wäre. Eine ordentliche Buchhaltung ist auch für kleine Unternehmen nötig. Für jeden Bedarf gibt es auf dem modernen Markt passende Lösungen, angefangen von der datenbankbasierten Software bis hin zur Konverter Software ohne Nutzung einer Datenbank. Diese lässt sich optimal in das vorhandene System integrieren und arbeitet mit einer Exportschnittstelle zur Buchhaltung.
Modern denkende und lebende Unternehmer profitieren davon, den Schritt in Richtung softwaregestützte Buchhaltung bereits zu gehen, bevor die erste oder nächste Revision ins Haus steht und Kosten sowie Aufwand verursacht.
